Home /
Dasar Operasi Pentadbiran
Dasar Operasi Pentadbiran Pejabat Hospital Kulim
1. Surat Menyurat
- Semua surat menyurat kepada hospital perlu diterima dan diproses oleh unit ini.
- Semua surat yang dialamatkan kepada kakitangan yang tidak lagi bertugas di Hospital Kulim kerana bersara, bertukar, berhenti dan sebagainya akan dikembalikan kepada pengirim.
- Arahan Perkhidmatan Bab 3 akan digunapakai.
2. Sistem Fail
- Keputusan membuka fail ialah melalui Pengurus Unit.
- Semua pergerakan fail akan direkod.
- Arahan Perkhidamatan Bab 4 dan Arahan Keselamatan adalah digunapakai.
3. Perkhidmatan
1. Rekod Perkhidmatan
- Semua rekod perkhidmatan diletak di tempat yang selamat.
- Kakitangan adalah dibenarkan untuk menyemak rekod perkhidmatan.
- Latihan secukupnya akan diberi kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)
2. Penyediaan dokumen-dokumen sokongan
- Adalah menjadi tanggungjawab pentadbiran untuk menyedia dan memproses dokumen-dokumen sokongan dan dihantar kepada pihak yang berkenaan dalam masa yang ditetapkan.
- Contoh dokumen sokongan adalah bagi tujuan seperti yang berikut :-
- Perlantikan Naik Pangkat
- Pengesahan
- Penempatan
- Pengistiharan Harta
- Tatatertib
- Persaraan
4. Permohonan Cuti
- Semua permohonan cutiakan diproses oleh unit masing-masing dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
- Unit Pentadbiran bertanggungjawab untuk menyimpan rekod cuti semua kakitangan.
- Kakitangan yang khas adalah ditugaskan untuk mengendalikan semua dokumen-dokumen cuti.
- Arahan Perintah Am Bab C adalah digunapakai.
5. Pengawalan Kewangan
- Memastikan bahawa sebala perbelanjaan / tanggungan kewangan dibuat dengan peruntukan yang diluluskan.
- Memastikan supaya semua pembayaran kepada barang-barang yang dibeli dan perkhidmatan yang diberi adalah berpandu dan mengikut prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan yang sedia ada.
- Menentukan rekod-rekodkewangan diselenggara dengan betul.
- Membuat kajian semula pada tiap-tiap bulan (lebih kerap jika perlu) kedudukan peruntukan/perbelanjaan/tanggungan-tanggungan institusi dan melaporkan kepada Pengarah Negeri.
- Jika ada kemungkinan wang peruntukan tidak mencukupi, laporkan perkara ini kepada Pejabat Pengarah Kesihatan Negeri dengan segera.
- Menentukan bil-bil dikemukan dan pembayaran-pembayaran dibuat pada tempoh yang ditetapkan.
- Menentukan supaya hasil kerajaan dikutip sepenuhnya (Perintah Bayaran (Perubatan) 1982 diguna pakai)
- Laporan Kewangan disediakan selaras dengan Financial Procedure Act 1957 (Revised 1972).
6. Hasil
- Hasil akan dikutip mengikut Treasury Instruction Fess (Medical) Order 1982 dan Undang-Undang Peraturan Semasa.
- Bil dan kutipan hasil akan dibuat di Unit Hasil pada waktu pejabat dan Unit Daftar Masuk serta Jabatan Kecemasan selepas waktu pejabat.
- Surat kebenaran (kuasa) akan dikeluarkan kakitangan yang membuat pungutan.
- Peraturan dan undang-undang kewangan semasa diguna pakai.
7. Pengawalan Barang-Barang
- Menentukan bilangan dan mutu barang-barang yang dibeli atau diterima digunakan dan dijaga dengan betul serta disimpan dengan baik.
- Menentukan bekalan-bekalan bagi item-item perubatan dan bukan perubatan adalah mencukupi.
- Menentukan sistem permintaan dan pembekalan berjalan dengan lancar.
- Menentukan barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi dibanci dan diupuskan degan betul dan tepat.
8. Lain-Lain Fungsi Pentadbiran
- Telefon
- Penggunaan telefon adalah untuk tujuan rasmi sahaja.
- Semua panggilan persendirian perlu dijelaskan segera.
- Kuarters
- Jawatankuasa perumahan bertanggungjawab membuat peruntukan kuarters selaras dengan Perintah Am Bab E.
- Semua penghuni kuarters adalah terikat dengan peraturan semasa dan Perinrah Am Bab E.
- Kemudahan Rekriasi
- Pengguna kemudahan rekriasi diuruskan oleh pentadbiran melalui Kelab Sukan.
- Kantin
- Pihak pengurusan akan memastikan kantin mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak hospital.
- Balai Pelawat
- Balai pelawat adalah untuk digunapakai sebagai tempat rehat bagi pelawat.
- Semua pengguna perlu mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
- Keselamatan
- Kawalan keselamatan diadakan selama 24 jam seharioleh kontraktor yang dilantik.
- Perpustakaan
- Perpustakaan adalah dibawah jagaan pengurusan pentadbiran.
- Bilik Mesyuarat
- Bilik Mesyuarat akan diuruskan oleh unit Pentadbiran.
- Tempahan bilik mesyuarat mestilah melalui unit Pentadbiran.
- Ahli Lembaga Pelawat
- Unit Pentadbiran adalah seketeriat kepada Lembaga Pelawat.
- Perlantikan Ahli Lembaga Pelawat adalah mengikut peraturan kementerian.
- Mesyuarat Ahli Lembaga Pelawat mestilah dijadualkan mengikut peraturan kementerian.